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第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)云南省環(huán)境保護(hù)產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“協(xié)會(huì)”）團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)工作過(guò)程中文件管理，確保文件的科學(xué)性、有效性、權(quán)威性以及合規(guī)性，保障團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)制修訂、實(shí)施等工作的順利進(jìn)行，根據(jù)《云南省環(huán)境保護(hù)產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》、《云南省環(huán)境保護(hù)產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)印章、文件管理制度》等有關(guān)規(guī)定，制定本管理制度。

第二條 本制度適用于協(xié)會(huì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)工作過(guò)程中所涉及的制度文件、團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文本文件、工作文件的管理。

第三條 本制度所稱制度文件，是指協(xié)會(huì)為統(tǒng)一管理團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)工作所制定的制度文件，包括但不限于相關(guān)工作管理制度、管理辦法、制修訂程序文件等。

本制度所稱團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文本文件，是指由協(xié)會(huì)組織正式發(fā)布的團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)以及制修訂過(guò)程中的階段性文本文件。

本制度所稱工作文件，是指協(xié)會(huì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)制修訂過(guò)程中形成的除團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文本文件之外的其他文件，包括但不限于項(xiàng)目提案、編制說(shuō)明、意見(jiàn)反饋表、會(huì)議紀(jì)要等。

第四條 團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文件管理遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和保密性原則。

第五條 協(xié)會(huì)秘書處負(fù)責(zé)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文件管理工作。

第二章 文件編號(hào)規(guī)則

第六條 制度文件按編制完成時(shí)間的年月號(hào)進(jìn)行編號(hào)。

第七條 團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文本文件的編號(hào)：

（一）正式發(fā)布的團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文件號(hào)以團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)號(hào)為準(zhǔn)，協(xié)會(huì)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)號(hào)，由團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)號(hào)（T）、社會(huì)團(tuán)體（YNAEPI）、團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)和發(fā)布年號(hào)組成；

（二）制修訂過(guò)程中的階段性文本文件按制修訂環(huán)節(jié)階段名稱以及編制完成時(shí)間的年月號(hào)進(jìn)行編號(hào)。

第八條 工作文件按編制完成時(shí)間的年月號(hào)進(jìn)行編號(hào)。

第三章 文件歸檔與保存

第九條 文件的歸檔要求：

（一）制度文件單獨(dú)歸檔，團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文本文件與工作文件按單個(gè)團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)全生命周期階段統(tǒng)一歸檔；

（二）文件完成后應(yīng)及時(shí)歸檔；

（三）歸檔的文件應(yīng)保證內(nèi)容完整性、格式準(zhǔn)確性。

第十條 文件保存采用電子與紙質(zhì)雙軌保存模式。

第十一條 團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文件存檔期限不少于5年。

第十二條 團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)文件的借閱需經(jīng)協(xié)會(huì)秘書處批準(zhǔn)后方可借閱。

第十三條 協(xié)會(huì)秘書處應(yīng)定期對(duì)存檔文件進(jìn)行整理，對(duì)于超出存檔期限的文件，按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀，并記錄。

第四章 附則

第十四條 本制度由云南省環(huán)境保護(hù)產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)負(fù)責(zé)解釋。

第十五條 本制度自公布之日起實(shí)施。